बहुत से प्रधानाध्यापक Shala Darpan पर SMC की बैठक की एंट्री उस वक्त अटकी छोड़ देते हैं जब पोर्टल पर सही मेनू नहीं मिलता, या एंट्री सेव तो होती है लेकिन बाद में “Incomplete” दिखती रहती है। कुछ स्कूलों में यह काम किसी और को सौंप दिया जाता है जिसे खुद नहीं पता कि कौन-सा Section भरना है। नतीजा — बैठक हुई, प्रस्ताव पास हुए, लेकिन रिकॉर्ड में कुछ नहीं। यह लेख उसी असली समस्या के लिए है।
SMC/SDMC की एंट्री Shala Darpan में क्यों जरूरी है
Rajasthan में सरकारी विद्यालयों की SMC (School Management Committee) और SDMC (School Development and Management Committee) की बैठकें केवल औपचारिकता नहीं हैं। RTE Act 2009 के Section 21-22 के तहत इन समितियों को School Development Plan तैयार करना होता है और बजट की निगरानी करनी होती है।
Shala Darpan पर इन बैठकों की एंट्री इसलिए अनिवार्य है क्योंकि:
- DISE और Inspection Reports में SMC की सक्रियता का डेटा इसी से लिया जाता है।
- ग्रांट रिलीज के कई मामलों में SMC एंट्री का Status Verified होना एक शर्त बन गई है।
- Block और District स्तर पर Review के समय पोर्टल पर Missing एंट्री स्कूल की रैंकिंग प्रभावित करती है।
- Composite Grant, Maintenance Grant जैसी राशियों के उपयोग का अनुमोदन SMC बैठक से होता है — और उसका रिकॉर्ड यहीं रहता है।
यानी यह डेटा केवल “भरनी है इसलिए भर दो” वाला नहीं है — इसका सीधा असर स्कूल की ग्रांट और Compliance Status पर पड़ता है।
यह काम कौन करता है — Role Clarity
Shala Darpan पर SMC Meeting Minutes की एंट्री School Login से होती है — यानी प्रधानाध्यापक (HM/Principal) के Login से। SMC अध्यक्ष या कोई अभिभावक सदस्य इसे सीधे पोर्टल पर नहीं भर सकते। SDMC वाले विद्यालयों में (जहाँ यह Committee अलग से गठित है) भी Login वही रहता है — School का अपना।
अगर किसी विद्यालय में Data Entry Operator अलग से नियुक्त है, तो वह HM की Credentials से Login कर सकता है — लेकिन जिम्मेदारी HM की ही रहती है।
Shala Darpan पर Login करने के बाद का रास्ता
Portal: rajshaladarpan.rajasthan.gov.in
Login करने के बाद यह Path Follow करें:
School NIC SD Login
→ School Profile
→ SMC/SDMC
→ SMC Meeting Details
→ Add New Meeting
कुछ पुराने Browsers में यह Option “School Management” के अंदर मिलता है। अगर सीधे नहीं दिख रहा तो Left Sidebar में “SMC” टाइप करके Search करें — यह Feature कुछ Updated Versions में है।
ध्यान दें: अगर आपके School का SMC Composition पोर्टल पर पहले से नहीं भरा है, तो Meeting Minutes की एंट्री Save नहीं होगी। पहले यह Verify करें:
School Profile → SMC/SDMC → SMC Member Details
यहाँ कम से कम अध्यक्ष और सचिव की जानकारी होनी चाहिए।
Meeting Entry में कौन-कौन से Field भरने होते हैं
जब आप “Add New Meeting” पर क्लिक करते हैं, तो एक Form खुलता है। हर Field को ध्यान से भरें:
1. Meeting Date (बैठक की तारीख)
वह तारीख जिस दिन बैठक वास्तव में हुई। Future Date नहीं चलती — Portal Block करता है। Past Date की Entry होती है लेकिन अगर तारीख Quarter से बाहर हो तो Warning आ सकती है।
2. Meeting Type (बैठक का प्रकार)
आमतौर पर दो Options होते हैं:
- Regular Meeting — तिमाही नियमित बैठक
- Special Meeting — किसी खास एजेंडे के लिए बुलाई गई
गलत Type चुनने से Entry तो Save होती है, लेकिन Reports में वर्गीकरण गलत होता है।
3. Agenda Points (एजेंडा बिंदु)
यह Field बहुत लोग खाली छोड़ देते हैं — यह गलती है। School Development Plan, Fee Structure, Cleanliness, Mid-Day Meal, जो भी बैठक में चर्चा हुई — संक्षेप में लिखें। बहुत विस्तार नहीं चाहिए, लेकिन बिल्कुल खाली भी नहीं।
4. Number of Members Present (उपस्थित सदस्यों की संख्या)
SMC में कुल कितने Members हैं वह पोर्टल को पहले से पता है (SMC Composition से)। Present Members की संख्या उससे ज्यादा नहीं हो सकती — यह Validation Error देता है।
Quorum की शर्त: अगर Present Members की संख्या कुल का 50% से कम है तो Meeting Valid नहीं मानी जाती। Portal इसे Block नहीं करता, लेकिन जब कोई Officer देखेगा तो यह Issue बनेगा।
5. Resolution Passed (पारित प्रस्ताव)
यह सबसे जरूरी Field है। बैठक में जो निर्णय लिए गए — उन्हें Point-wise लिखें। अगर कोई ग्रांट उपयोग का अनुमोदन हुआ है, तो उसकी राशि भी यहाँ लिखें।
6. Next Meeting Date (अगली बैठक की तारीख)
यह Optional Field है, लेकिन भर दें — इससे Compliance Pattern अच्छा दिखता है।
7. Remarks
कोई विशेष बात जो ऊपर के किसी Field में नहीं आई — जैसे किसी अनुपस्थित सदस्य का कारण, या कोई निर्णय जो टाला गया।
Save करने के बाद क्या होता है
- Entry Save होने के बाद उसका Status “Submitted” दिखता है। यह Final नहीं होता।
- इसे Block Level Officer (CBEO/ABEO) Verify करते हैं। Verify होने के बाद Status बदलकर “Verified” हो जाता है।
- अगर कोई गलती है तो Officer “Reject” कर सकते हैं — और तब आपको दोबारा Edit करके Submit करना होता है। इसलिए Entry पहली बार में सही भरना जरूरी है।
- Verify होने के बाद Entry Edit नहीं होती। अगर Verified Entry में कुछ सुधार चाहिए तो Block Office से Contact करना होगा।
वे गलतियाँ जो बार-बार होती हैं
- गलती 1: SMC Composition पहले नहीं भरी Meeting Entry का Form खुलता है लेकिन Save नहीं होता। Solution: पहले SMC Member Details Complete करें।
- गलती 2: Members Present की संख्या गलत अगर आपने SMC में 15 Members दर्ज किए हैं और Present में 17 लिख दिया — Validation Error आएगा।
- गलती 3: Agenda और Resolution खाली छोड़ना Entry Save तो हो जाती है, लेकिन Block Officer Reject कर देते हैं। इन्हें भरना जरूरी है।
- गलती 4: एक ही Quarter में दो Regular Meeting Portal इसे Allow करता है, लेकिन District Review में यह Flag होता है। अगर Extra Meeting हुई है तो उसे “Special Meeting” में Enter करें।
- गलती 5: बहुत देर से Entry करना Meeting हुई September में और Entry December में — यह Technically Allow है, लेकिन जब Quarter Close हो जाता है तो कुछ Versions में Entry Block हो जाती है। इसलिए Meeting के 7-10 दिन के अंदर Entry कर दें।
एक साल में कितनी बार Entry करनी होती है
Rajasthan में SMC की बैठक हर तिमाही अनिवार्य है — यानी साल में कम से कम 4 बैठकें। लेकिन स्कूल जरूरत पड़ने पर Special Meeting भी बुला सकता है। Quarter-wise अनुमानित Schedule:
| तिमाही | अवधि | बैठक कब तक होनी चाहिए |
|---|---|---|
| Q1 | April–June | June के अंत तक |
| Q2 | July–September | September के अंत तक |
| Q3 | October–December | December के अंत तक |
| Q4 | January–March | March के अंत तक |
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
अगर बैठक हुई ही नहीं तो क्या करें?
Portal पर झूठी Entry बिल्कुल न करें। अगर बैठक नहीं हुई, तो कारण नोट करें और जल्द से जल्द Actual Meeting करके उसकी Entry करें। झूठी Entry Audit में बड़ी समस्या बनती है।
क्या पिछले Quarter की Entry अभी भी हो सकती है?
हाँ, Portal पुरानी Date की Entry Allow करता है — बशर्ते वह Quarter Portal पर Lock न हुआ हो। अगर Lock है, तो Block Office से Unlock Request करनी होगी।
SMC अध्यक्ष का Sign/Approval कहाँ होता है?
Portal पर Digital Signature या Approval की व्यवस्था नहीं है। Physical Register में Signature लेना अलग है — Portal Entry उससे Independent है। दोनों रिकॉर्ड अलग-अलग Maintain करें।
Entry Submit करने के बाद Edit हो सकती है?
हाँ — जब तक Block Officer ने Verify नहीं किया, आप Edit कर सकते हैं। Verify होने के बाद Edit का Option बंद हो जाता है।
क्या SDMC की Entry SMC से अलग होती है?
Portal पर आमतौर पर दोनों एक ही Section में होती हैं। कुछ Schools में Committee का नाम SDMC है — Entry का Process वही है, केवल Committee का नाम अलग होता है। अगर Portal पर अलग Option दिखे तो उसे ही Use करें।
एंट्री के बाद यह जरूर Check करें
Meeting Entry के बाद इन तीन चीजों को Verify करें:
- Status “Submitted” दिख रहा है — अगर “Draft” में है तो Submit नहीं हुई।
- Meeting Date सही Quarter में है — गलत Quarter में Entry अलग दिखती है।
- Member Present की संख्या Quorum Satisfy करती है — कम से कम 50% Members।
Block Officer से Verify कराने के लिए अगर कोई Pending Entry काफी दिनों से पड़ी है तो CBEO Office से Follow-up करें — कई बार Verification में देरी होती है।
Shala Darpan पर SMC Meeting की Entry एक Routine काम है — लेकिन इसे सही तरीके से और समय पर करना स्कूल की ग्रांट, Compliance Status और Inspection Readiness तीनों को प्रभावित करता है। एक बार Process समझ आ जाए तो हर Quarter यह काम 10-15 मिनट में हो जाता है।
