Shala Darpan Vocational Education Tracking Guide

अधिकांश विद्यालय शाला दर्पण पर अपना शैक्षणिक डेटा बिना किसी परेशानी के पूरा कर लेते हैं। छात्र प्रोफाइल, कक्षा असाइनमेंट, स्टाफ रिकॉर्ड — ये मॉड्यूल स्पष्ट रूप से दिखते हैं, अच्छी तरह लिंक हैं, और अधिकांश विद्यालयों को मिलने वाले शुरुआती प्रशिक्षण में इन्हें कवर किया जाता है। व्यावसायिक शिक्षा ट्रैकिंग अलग है। यह एक ऐसे मॉड्यूल में होती है जो सभी के लिए मुख्य डैशबोर्ड पर दिखाई नहीं देती, इसके लिए एक विशेष सब-रोल को सक्रिय करना होता है, और इसका अपना तर्क है — छात्रों, प्रशिक्षकों, ट्रेड पाठ्यक्रमों और उपस्थिति को लिंक करने के लिए। जो विद्यालय आखिरी रिपोर्टिंग विंडो तक इसे नजरअंदाज करते हैं, वही हेल्पलाइन पर कॉल करते हैं।

यह मार्गदर्शिका शाला दर्पण पर व्यावसायिक डेटा की पूरी प्रक्रिया को कवर करती है — पोर्टल इसे क्या कहता है, यह कहाँ मिलता है, और हर एंट्री स्क्रीन आपसे वास्तव में क्या चाहती है।

शाला दर्पण में ‘व्यावसायिक शिक्षा’ का अर्थ क्या है

पोर्टल के अंदर, व्यावसायिक शिक्षा विशेष रूप से व्यावसायिक शिक्षा (Vyavsayik Shiksha) मॉड्यूल को संदर्भित करती है, जो समग्र शिक्षा या RMSA योजनाओं के तहत NSQF-अनुरूप कौशल ट्रेड में नामांकित छात्रों को ट्रैक करती है। यह NCC, खेल, या सह-पाठ्यक्रम गतिविधि ट्रैकिंग के समान नहीं है — वे कहीं और दर्ज होते हैं। व्यावसायिक मॉड्यूल ट्रेड-वार नामांकन, मूल्यांकक-लिंक्ड प्रशिक्षक रिकॉर्ड, बैच उपस्थिति और त्रैमासिक/वार्षिक मूल्यांकन अंकों को शैक्षणिक विषयों से अलग ट्रैक करता है।

यदि आपका विद्यालय कोई व्यावसायिक ट्रेड — IT, सौंदर्य एवं कल्याण, रिटेल, कृषि, ऑटोमोटिव, स्वास्थ्य सेवा, या कोई अन्य NSQF ट्रेड — संचालित करता है, तो वह सारा डेटा यहाँ दर्ज होना चाहिए, न कि सामान्य विद्यार्थी विवरण अनुभाग में।

कौन से विद्यालयों को इस मॉड्यूल की आवश्यकता है: राजस्थान का कोई भी सरकारी माध्यमिक या उच्च माध्यमिक विद्यालय जिसे समग्र शिक्षा के तहत कोई व्यावसायिक ट्रेड स्वीकृत हुआ हो। यदि आपके विद्यालय को व्यावसायिक प्रयोगशाला, राज्य कोष से प्रशिक्षक वेतन, या NSQF संबद्धता प्राप्त हुई है, तो यह मॉड्यूल आपके लिए अनिवार्य है।

मॉड्यूल कहाँ मिलेगा: नेविगेशन और रोल एक्सेस

अपने विद्यालय की साख का उपयोग करके शाला दर्पण में rajshaladarpan.rajasthan.gov.in पर लॉग इन करें। मुख्य डैशबोर्ड पर, प्राथमिक बाईं-ओर के मेनू में न देखें — व्यावसायिक मॉड्यूल डिफ़ॉल्ट रूप से अधिकांश विद्यालय लॉगिन रोल के लिए वहाँ नहीं है।

Dashboard → School Reports → Vyavsayik Shiksha

वैकल्पिक रूप से, कुछ विद्यालय प्रोफाइल इसे यहाँ दिखाते हैं:

Dashboard → Other Modules → Vocational Education

यदि लॉगिन के बाद दोनों में से कोई भी रास्ता दिखाई नहीं देता, तो आपके विद्यालय के पोर्टल रोल में व्यावसायिक मॉड्यूल एक्सेस सक्षम नहीं है। यह नए व्यावसायिक समन्वयकों की सबसे सामान्य शिकायत है। इसका समाधान आपकी तरफ से नहीं है — विद्यालय के प्रभारी (प्रधानाचार्य खाते) को ब्लॉक-स्तरीय SDMC समन्वयक से संपर्क करके आपकी लॉगिन ID पर Vocational Prabhari सब-रोल असाइन करवाना होगा। यह एक बैकएंड प्रशासनिक कार्रवाई है; विद्यालय पोर्टल के अंदर कोई विकल्प नहीं है जो आपको यह स्वयं करने दे।

ट्रेड और बैच सेटअप — किसी भी छात्र एंट्री से पहले

छात्रों को नामांकित करने से पहले, पोर्टल को आवश्यकता है कि व्यावसायिक मॉड्यूल के शीर्ष पर आपके विद्यालय की स्वीकृत ट्रेड और बैच की पुष्टि हो। यदि यह सेटअप ब्लॉक या ज़िला-स्तरीय अधिकारी द्वारा पूरा नहीं किया गया है, तो छात्र एंट्री स्क्रीन दिखेगी लेकिन आपकी एंट्री किसी भी राज्य रिपोर्टिंग श्रृंखला से नहीं जुड़ेगी।

Vyavsayik Shiksha → Trade Vivaran

इस स्क्रीन पर, आपको अपने विद्यालय का UDISE कोड और नीचे स्वीकृत ट्रेड की सूची दिखेगी। प्रत्येक ट्रेड एंट्री में ट्रेड का नाम, NSQF स्तर (आमतौर पर कक्षा 9–10 के लिए स्तर 1, कक्षा 11–12 के लिए स्तर 2), बैच वर्ष, और स्वीकृत छात्र संख्या दिखनी चाहिए। यदि इनमें से कोई भी फ़ील्ड खाली या गलत है, तो छात्र नामांकन की ओर आगे न बढ़ें — पहले जिला शिक्षा अधिकारी के कार्यालय के माध्यम से सुधार अनुरोध दर्ज करें।

एक बार जब आप ट्रेड सेटअप की पुष्टि कर लें, तो इस स्क्रीन पर दिखने वाला Trade Code नोट कर लें। छात्र डेटा और प्रशिक्षक मैपिंग दर्ज करते समय आपको इसकी आवश्यकता होगी।

व्यावसायिक मॉड्यूल में छात्र नामांकन

यहाँ छात्र नामांकन, विद्यार्थी विवरण में दर्ज किए गए डेटा की नकल नहीं करता। पोर्टल छात्र के SR नंबर (सामग्री रजिस्टर नंबर) का उपयोग करके रिकॉर्ड लिंक करता है। जब आप व्यावसायिक नामांकन स्क्रीन में छात्र का SR नंबर दर्ज करते हैं, तो सिस्टम मुख्य डेटाबेस से उनका नाम, कक्षा और रोल नंबर खींच लेता है।

Vyavsayik Shiksha → Vidyarthi Namankan (Student Enrollment)

1. ट्रेड और बैच वर्ष चुनें — नामांकन स्क्रीन के शीर्ष पर ड्रॉपडाउन से ट्रेड का नाम और वर्तमान शैक्षणिक सत्र (जैसे 2025–26) चुनें। दोनों चुनावों के बिना आगे न बढ़ें — SR नंबर लुकअप काम करेगा, लेकिन नामांकन गलत बैच में सेव हो जाएगा।
2. SR नंबर दर्ज करें — छात्र का SR नंबर टाइप करें और खोजें (Khojo) पर क्लिक करें। छात्र का नाम और कक्षा स्वतः भर जाएगी। यदि नाम नहीं आता, तो SR नंबर या तो गलत है या विद्यार्थी विवरण में उस छात्र का प्रोफाइल इस सत्र के डेटा के साथ सेव नहीं हुआ है।
3. कक्षा-ट्रेड पात्रता की पुष्टि करें — यदि छात्र की वर्तमान कक्षा ट्रेड के NSQF स्तर से मेल नहीं खाती तो पोर्टल चेतावनी देगा। कक्षा 9 के छात्र को Level 2 ट्रेड में नामांकित नहीं किया जा सकता। पिछले वर्ष कक्षा 11 में रहे और अब कक्षा 12 में आए छात्र को नए सत्र के लिए फिर से नामांकित करना होगा, भले ही वे वही ट्रेड जारी रखें।
4. नामांकन सेव करें — सुरक्षित करें (Surakshit Karen) पर क्लिक करें। फॉर्म के नीचे एक पुष्टि लाइन दिखेगी जिसमें छात्र का नाम, ट्रेड और नामांकन तिथि होगी। यदि पेज इस पुष्टि लाइन के बिना रीलोड होता है, तो एंट्री सेव नहीं हुई — अपना इंटरनेट कनेक्शन जाँचें और फिर से प्रयास करें।

बल्क नामांकन: यदि आपके विद्यालय में 15–20 से अधिक छात्रों को नामांकित करना है, तो अपने ब्लॉक समन्वयक से पूछें कि क्या आपके ज़िले के लिए CSV अपलोड विकल्प सक्षम किया गया है। कुछ ज़िलों ने 2024–25 पोर्टल चक्र में बल्क व्यावसायिक नामांकन सक्रिय किया था। यदि उपलब्ध है, तो अपलोड टेम्पलेट लिंक विद्यार्थी नामांकन स्क्रीन के दाईं ओर दिखता है।

प्रशिक्षक और मूल्यांकक मैपिंग

प्रत्येक व्यावसायिक बैच के लिए कम से कम एक प्रशिक्षक को सिस्टम में औपचारिक रूप से लिंक करना आवश्यक है। उपस्थिति या मूल्यांकन अंक दर्ज करने से पहले प्रशिक्षक का विवरण मैप होना ज़रूरी है, क्योंकि वे एंट्री प्रशिक्षक ID को संदर्भित करती हैं।

Vyavsayik Shiksha → Prashikshak Vivaran (Trainer Details)

यदि आपका व्यावसायिक प्रशिक्षक एक नियमित सरकारी विद्यालय कर्मचारी (प्रतिनियुक्त) है, तो स्टाफ मॉड्यूल से उनकी Employee ID स्वतः लिंक हो जाएगी। उनका नाम, Employee ID, जिस ट्रेड के लिए नियुक्त हैं, और योग्यता भरें। यदि प्रशिक्षक संविदा आधारित है या किसी क्रियान्वयन भागीदार एजेंसी के माध्यम से नियुक्त है, तो उनका विवरण मैन्युअल रूप से भरें — नाम, मोबाइल नंबर, योग्यता, और एजेंसी का नाम। पोर्टल एजेंसी के नामों की पुष्टि नहीं करता, इसलिए पूरा आधिकारिक नाम ठीक वैसे दर्ज करें जैसा आपके विद्यालय के MoU या अनुबंध पत्र में है।

प्रशिक्षक को सेव करने के बाद, ट्रेड सारांश पर वापस जाएं और पुष्टि करें कि प्रशिक्षक का नाम सही ट्रेड और बैच के सामने नियुक्त प्रशिक्षक (Niyukt Prashikshak) के अंतर्गत दिखाई दे रहा है। यदि सेव करने के 10–15 मिनट के भीतर नहीं दिखता, तो लॉग आउट करें, वापस लॉग इन करें और फिर जाँचें — पोर्टल में इस मैपिंग के लिए कभी-कभी कैशिंग देरी होती है।

व्यावसायिक उपस्थिति दर्ज करना

व्यावसायिक उपस्थिति, शैक्षणिक उपस्थिति से अलग ट्रैक होती है। यह मुख्य उपस्थिति मॉड्यूल से न आती है और न उससे मिलती है। आप इसे यहाँ, प्रत्येक ट्रेड बैच के लिए, प्रत्येक उस कार्य दिवस के लिए, जिसमें व्यावसायिक कक्षाएं होती हैं, दर्ज करते हैं।

Vyavsayik Shiksha → Upasthiti (Attendance)

ट्रेड, बैच और तारीख चुनें। उस बैच की छात्र सूची लोड होगी। प्रत्येक छात्र को उपस्थित (Upasthit) या अनुपस्थित (Anupasthit) चिह्नित करें। व्यावसायिक उपस्थिति स्क्रीन में ‘देर से आया’ या ‘आधे दिन’ का कोई विकल्प नहीं है — केवल उपस्थित या अनुपस्थित।

सेव करने के बाद, पोर्टल उस तारीख के लिए कुल उपस्थित, कुल अनुपस्थित और उपस्थिति प्रतिशत दिखाने वाला सारांश प्रदर्शित करता है। यह प्रतिशत मासिक और वार्षिक व्यावसायिक उपस्थिति रिपोर्ट में जाता है जो ब्लॉक और ज़िला कार्यालय योजना अनुपालन सत्यापन के लिए निकालते हैं।

मूल्यांकन और प्रगति रिकॉर्ड दर्ज करना

व्यावसायिक विषयों का मूल्यांकन चक्र शैक्षणिक विषयों से अलग होता है। NSQF के तहत, आमतौर पर दो प्रकार के मूल्यांकन दर्ज किए जाते हैं: विद्यालय द्वारा किए जाने वाले आंतरिक मूल्यांकन, और क्षेत्र कौशल परिषदों या RSBCS (IT ट्रेड के लिए राजस्थान राज्य कम्प्यूटिंग और विज्ञान बोर्ड) द्वारा किए जाने वाले बाह्य/सिद्धांत-व्यावहारिक मूल्यांकन।

Vyavsayik Shiksha → Mulyankan (Assessment)

आंतरिक मूल्यांकन एंट्री

ट्रेड, बैच और मूल्यांकन अवधि (प्रथम टर्म / द्वितीय टर्म / वार्षिक) चुनें। सिस्टम प्रत्येक नामांकित छात्र का नाम और तीन अंक फ़ील्ड दिखाएगा: प्रथमिक मूल्यांकन (Prathmik Mulyankan — रचनात्मक मूल्यांकन), व्यावहारिक परीक्षा (Vyavaharik Pareeksha), और Project/Portfolio। अंक पूर्णांक के रूप में दर्ज करें — पोर्टल के वर्तमान संस्करण में दशमलव मान स्वीकार नहीं किए जाते।

अधिकतम अंक संदर्भ

पोर्टल हमेशा इनपुट बॉक्स के साथ अधिकतम अंक नहीं दिखाता। समग्र शिक्षा दिशानिर्देशों के तहत डिफ़ॉल्ट वितरण है: 30 अंक रचनात्मक, 50 अंक व्यावहारिक, 20 अंक प्रोजेक्ट — कुल 100। एंट्री से पहले अपने क्षेत्र कौशल परिषद के मूल्यांकन फ्रेमवर्क से अपने ट्रेड का विशिष्ट वितरण पुष्टि करें, क्योंकि कुछ ट्रेड में यह अलग होता है।

बाह्य मूल्यांकन डेटा

बाह्य मूल्यांकन आमतौर पर राज्य या क्षेत्र परिषद अधिकारियों द्वारा अपलोड किए जाते हैं और परिणाम घोषित होने पर पोर्टल में स्वतः भर जाते हैं। विद्यालय समन्वयक के रूप में आपकी भूमिका यह सत्यापित करना है कि प्रत्येक छात्र के विरुद्ध स्वतः भरे अंक मूल्यांकनकर्ता से प्राप्त अंक पत्र से मेल खाते हैं। यदि कोई विसंगति हो, तो उसी स्क्रीन पर सुधार आवेदन (Sudhaar Avedan) लिंक के माध्यम से इसे फ्लैग करें — अंक सीधे संपादित न करें, क्योंकि बाह्य मूल्यांकन फ़ील्ड विद्यालय-स्तरीय उपयोगकर्ताओं के लिए लॉक हैं।

व्यावसायिक रिपोर्ट तैयार करना

एक बार नामांकन, उपस्थिति और मूल्यांकन डेटा दर्ज होने के बाद, पोर्टल कई रिपोर्ट तैयार कर सकता है जिनका उपयोग विद्यालय, ब्लॉक और ज़िले प्रगति निगरानी और निधि सत्यापन के लिए करते हैं।

Vyavsayik Shiksha → Prativedan (Reports)

• ट्रेड-वार नामांकन रिपोर्ट: ट्रेड और कक्षा के अनुसार सभी नामांकित छात्र दिखाती है। प्रत्येक राज्य-स्तरीय डेटा फ्रीज़ की समय-सीमा से पहले यह जाँचने के लिए उपयोगी है कि कोई छात्र छूटा या दोहरी एंट्री तो नहीं हुई।
• मासिक उपस्थिति सारांश: प्रत्येक छात्र की मासिक उपस्थिति संख्या और प्रतिशत दिखाने वाली तालिका तैयार करती है। यही वह रिपोर्ट है जो ब्लॉक शिक्षा अधिकारी यह सत्यापित करते समय देखते हैं कि व्यावसायिक कक्षाएं वास्तव में हो रही हैं। इसे PDF में निकालें बटन का उपयोग करके PDF के रूप में निर्यात करें — Excel निर्यात विकल्प कभी-कभी पुराने ब्राउज़र पर हेडर पंक्ति हटा देता है।
• मूल्यांकन रिपोर्ट: आंतरिक और बाह्य अंकों को टर्म-दर-टर्म संकलित करती है। केवल तभी सही तरह तैयार होती है जब चुनी गई अवधि के सभी आंतरिक अंक सेव हो जाएं। यदि खाली एंट्री के साथ रिपोर्ट तैयार करने का प्रयास किया, तो उन छात्रों के लिए शून्य दिखेगा, जिसे राज्य-स्तरीय समेकन के बाद आसानी से सुधारा नहीं जा सकता।
• डेटा फ्रीज़ तारीखें: राजस्थान का शाला दर्पण पोर्टल डेटा फ्रीज़ विंडो लागू करता है — ऐसी अवधि जब राज्य अधिकारी रिपोर्ट संकलित करते समय कुछ मॉड्यूल लॉक हो जाते हैं। व्यावसायिक डेटा की अपनी फ्रीज़ तारीखें होती हैं जो मुख्य शैक्षणिक डेटा फ्रीज़ से अलग हैं। सटीक तारीखों के लिए प्रत्येक सत्र में अपने ज़िले का परिपत्र देखें; वे पोर्टल के अंदर नहीं दिखतीं।

सामान्य त्रुटियाँ और उनका वास्तविक अर्थ

पोर्टल पर दिखने वाली त्रुटि / संदेश	इसका अर्थ क्या है	क्या करें
SR Number Not Found	विद्यार्थी का SR नंबर वर्तमान सत्र के विद्यार्थी विवरण में दर्ज नहीं है, या गलत टाइप किया गया है।	विद्यार्थी विवरण जाँचें, पुष्टि करें कि छात्र का प्रोफ़ाइल वर्तमान कक्षा/सत्र में सेव है। फिर दोबारा प्रयास करें।
Trade Not Sanctioned	पोर्टल के बैकएंड में ज़िला/राज्य स्तर पर ट्रेड की पुष्टि नहीं हुई है, भले ही विद्यालय में भौतिक रूप से संचालित हो।	अपने स्वीकृति पत्र के साथ ब्लॉक SDMC समन्वयक से संपर्क करें ताकि बैकएंड रिकॉर्ड अपडेट हो सके।
Trainer Not Mapped (उपस्थिति सेव करते समय)	इस ट्रेड बैच से कोई प्रशिक्षक लिंक नहीं है, इसलिए उपस्थिति सेव नहीं होगी।	पहले प्रशिक्षक विवरण पूरा करें, ट्रेड सारांश में मैपिंग की पुष्टि करें, फिर उपस्थिति पर वापस आएं।
Date Locked	उपस्थिति की तारीख 3 कैलेंडर दिन से अधिक पुरानी है और स्वतः लॉक हो गई है।	DIET व्यावसायिक नोडल अधिकारी को लिखित अनुरोध के साथ संपर्क करें। विद्यालय स्तर पर यह संभव नहीं है।
Module Not Accessible / Access Denied	आपके लॉगिन रोल में Vocational Prabhari सब-रोल शामिल नहीं है।	विद्यालय के मुख्य प्रभारी खाते को ब्लॉक SDMC से रोल असाइनमेंट का अनुरोध करना होगा। यह स्वयं नहीं किया जा सकता।
Marks Value Invalid	मूल्यांकन बॉक्स में दशमलव या अधिकतम से ज़्यादा अंक दर्ज किए गए हैं।	केवल पूर्णांक दर्ज करें। अपने ट्रेड के फ्रेमवर्क के अनुसार उस मूल्यांकन प्रकार के अधिकतम अंक दोबारा जाँचें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

शाला दर्पण में व्यावसायिक मॉड्यूल एक बार समझ में आने के बाद कठिन नहीं है — यह समझना ज़रूरी है कि यह शैक्षणिक मॉड्यूल से अलग है और इसकी एक क्रम-आधारित प्रक्रिया है: पहले ट्रेड सेटअप की पुष्टि, फिर प्रशिक्षक मैपिंग, फिर छात्र नामांकन, उसके बाद उपस्थिति और मूल्यांकन। चरणों को छोड़ना या क्रम बदलना ही वह कारण है जिससे विद्यालयों में अधिकांश त्रुटियाँ आती हैं। यदि आपके विद्यालय की एक्सेस या बैकएंड डेटा में कोई समस्या है जिसे आप विद्यालय स्तर पर हल नहीं कर सकते, तो एस्केलेशन मार्ग यह है: ब्लॉक SDMC समन्वयक → DIET व्यावसायिक नोडल अधिकारी → ज़िला समग्र शिक्षा कार्यक्रम अधिकारी, इसी क्रम में।